Onboarding @Home: Der Start bei Namics fĂĽr neuer Mitarbeiter in Zeiten von Home Office.

Serbische Volksgeschichten, Cheese Cake Meet-ups und virtuelle Yogastunden gehören zu den ersten Tagen für neue Mitarbeiter/-innen nun dazu.

Es gibt heute bereits zahlreiche Unternehmen, die ausschließlich remote rekrutieren. Warum auch nicht, wenn es heutzutage doch unendliche Möglichkeiten der Vernetzung und des digitalen Austausches gibt? Für Namics war es vor Kurzem allerdings das erste Mal. 

Dusica, Senior Recruiting Manager

Als ich mich vor sechs Monaten selbst Bewerberin für die Stelle als Senior Recruiting Managers bei Namics beworben hatte war es mir persönlich sehr wichtig, die Möglichkeit zu haben, mir die Büros anzuschauen und mir ein Bild von der Arbeitsatmosphäre des Unternehmens machen zu können. Heute führe ich die Vorstellungsgespräche in der Regel nur remote, wenn der Kandidat aus einer anderen Stadt kommt. Ich ziehe es wenn möglich immer vor, ein persönliches Gespräch zu führen.

Das Arbeiten von zu Hause bringt einige Vor- und Nachteile mit sich. So auch das Remote Recruiting. Uns allen ist bewusst, was es mit nonverbaler Kommunikation auf sich hat und wie schnell wir Menschen aufgrund des ersten Eindrucks, zum Beispiel durch einen festen Händedruck, beurteilen - ja, das passiert ganz unterbewusst. Selbst dann noch, wenn wir uns in unserer Entscheidung eigentlich schon sicher sind, konzentrieren wir uns noch mehr auf das, was der Kandidat im Remote Interview sagt. Wenn wir den Kandidaten persönlich kennen gelernt haben, sind wir meist weniger voreingenommen als bei einem Remote Interview. Um uns an die aktuelle Situation anzupassen, haben wir ein paar Anpassungen an unserem Einstellungsverfahren vorgenommen. Und dann hatten wir auch recht schnell Erfolg: Der Kandidat, der den gesamten Einstellungsprozess aus der Ferne durchlaufen hat, hat unser Angebot angenommen! 

Das freut uns riesig... aber wie werden wir nun das Onboarding bewerkstelligen? 

Obwohl Home Office zwar ein Teil unserer Unternehmenskultur ist, raten wir unseren neuen Kollegen immer dazu, in den ersten Monaten vom Büro aus zu arbeiten. Das ist übrigens auch ein guter Grund für andere Mitarbeiter/-innen, öfter vom Office aus zu arbeiten: Als neuer Mitarbeiter/-innen würde es sehr lange dauern, vollständig im Unternehmen anzukommen, wenn man täglich in ein halb leeres Büro kommt oder? Wie lange würde es wohl dauern, bis man sich dem neuen Unternehmen zugehörig fühlt? Würde es einem überhaupt in den Sinn kommen, einen Videoanruf zu planen, nur damit man mitteilen kann, wie man an diesem Morgen verschlafen hat oder dass man eine neue Wohnung sucht? Ich denke eher nicht. Smalltalk funktioniert im realen Leben eben doch besser.

Denn die Arbeit ist viel mehr als nur das Abarbeiter einer ToDo-Liste. Beziehungen zu unseren Kollegen bauen wir eher dann auf, wenn wir unsere Ideen spontan mit ihnen teilen können. 

Was aber passiert, wenn man keine Wahl hat und sich seinen zukünftigen Kollegen nur remote auswählen und einstellen kann?

Die neuen Mitarbeiter im Videocall versammelt

Wir haben als erste dafür gesorgt, dass die neue Mitarbeiter/-innen über alle notwendigen technischene Geräte, Tools und Informationen verfügen und nicht zuletzt, dass sie sich als Teil des Unternehmens fühlen. 

Dazu brauchten wir also zunächst einen detaillierten Onboarding-Plan: Wie üblich identifizieren wir einen Coach und einen Buddy für den neuen Mitarbeiter/-innen. Die Wahl des Coaches und des Buddys ist besonders wichtig, wenn das Onboarding Remote geschieht. Es muss jemand sein, der erreichbar und gesprächig ist. Jemand, der mit Sicherheit dafür sorgt, dass sich der/die neue Kollegen/-in willkommen fühlt. Ein Coach würde normalerweise einen neuen Kollegen an der Tür willkommen heißen, aber dieses Mal treffen sie sich online. Ein Buddy führt dann normalerweise den/die neue/n Kollegen/-in herum und zeigt ihm/ihr, wo sich die Kaffeemaschine befindet, die Playstation, die Tischtennisplatte usw. Dieses Mal kann der Buddy allerdings nur Data Security Themen besprechen oder die 6 Schritten zur Fehlerbehebung der Internetverbindung erklären :)

Unsere neuen Kollegen Ognjen und Milovan mussten als Erstes ihren Laptop im Office in Belgrad abholen. Da sie vom IT-Support eingerichtet werden mĂĽssen, brauchen wir dafĂĽr eine tapfere UnterstĂĽtzung: unsere liebe Ana. Sie kam am ersten Arbeitstag unserer neuen Kollegen ins BĂĽro und richtete mit ihnen ihre Laptops ein. NatĂĽrlich mit 2 Metern Abstand!

Technisch top ausgestattet, lernten sie dann Einiges über die Geschichte von Namics, unsere Kultur und unsere Werte, unsere Organisation usw. kennen. Nachdem dieses Onboarding Meeting beendet war, nahmen sie an ihren Projekten-Onboardings teil und hatten gewisse Treffen mit ihren neuen Projektteam. Das klingt alles ziemlich unkompliziert, nicht wahr? Wir würden diese Meetings ohnehin abhalten. Und so teilen wir aktuell einfach unseren Bildschirm mit den Meeting-Teilnehmern statt einen Raum zu buchen und dort unsere Inhalte zu präsentieren. Doch wie stellen wir sicher, dass sich unsere neuen Kollegen wohl und willkommen fühlen? Wir haben dafür gesorgt, dass sie One2One-Meetings mit möglichst vielen Leuten aus der Firma abhalten und nach dem Mittagessen einen (virtuellen) Kaffee mit ihnen trinken und einfach mal über das Wetter plaudern :) Natürlich haben wir dafür gesorgt, dass sie zu unseren regelmäßigen virtuellen Treffen eingeladen werden, wie z.B. unserem Online-Quiz jeden Donnerstag, der Lesungsreihe serbischer Volksgeschichten, die von freiberuflichen Schauspielern vorgelesen werden, unsere Virtual Cheese Cake Meet-Ups oder der virtuelle Yogastunden. 

Nach der ersten Woche haben wir die beiden um ein Feedback gebeten:

Milovan: “I joined Namics “online”: from initial interview till experience day and on-boarding, everything was done on the Internet. The process was smooth (considering it was a first time experience for both sides), and all the colleagues I interacted with were very helpful and supportive. The downside of the “all online” situation is that I didn’t meet colleagues on a beer day on the awesome terrace at the top of the building with a great view. That, along with working from home, makes you feel a little isolated.”

Ognjen: “It was definitely a bit more challenging (and interesting, at the same time), but all the colleagues have given their absolute best to make my first weeks as comfortable as possible. All the necessary information was quite well documented, meaning that I always knew where to take a look when finding myself in the need of clarification.

What I miss, of course, is getting back to the office and having the opportunity to operate on a face-to-face basis with people around the office. Until then, I’ll continue following instructions and guidelines provided by my coach and teammates.”

 

Es kann nun mal eben nichts ein Gespräch in der Küche ersetzen oder das Anfeuern der besten Tischtennisspieler ersetzen. Da können wir noch so froh sein, wenn wir dem täglichen Verkehrsstau auf dem Arbeitsweg entgehen können. 

Trotz der Aufregung für ein neues Unternehmen zu arbeiten, bleibt es doch eine stressige Phase durch die neue Arbeitssituation. Zudem kommt die aktuelle Unsicherheit bezüglich unserer Gesundheit und der Gesundheit unserer Liebsten. Deshalb müssen wir uns umso mehr anstrengen, damit unsere neuen Kollegen sich in ihrer Entscheidung für einen Wechsel gestärkt fühlen. Denn wir sind es!