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Events: Physisch, hybrid, virtuell – na was denn nun?

Der Wandel einer Branche, die von der persönlichen Begegnung lebte

People & Stories

Im Frühjahr diesen Jahres stand man bzw. frau, der*die als Eventmanager*in seine*ihre berufliche Leidenschaft auslebt, plötzlich ohne Events da. Als Eventmanager*in ohne Events hiess es also zunächst einmal abwarten und es passierte...nichts. Absagen über Absagen, Verschiebungen über Verschiebungen, auf irgendwann, ins Ungewisse. Das Planen, was des Eventmanagers grösste Leidenschaft und wichtigstes Handwerkszeug ist, war plötzlich nicht mehr möglich.

Auch Merkle hatte einen vollen Eventkalender für das Jahr 2020 aufgestellt. Eigens organisierte Events, jene mit unseren Softwarepartnern und solche grosser Veranstalter der Branche waren darauf zu finden. Während es zu Beginn noch düster aussah, kamen ab dem frühen Sommer die ersten Lichtblicke. Nicht in Form von physischen Events, aber immer mehr Veranstalter stellten sich der Herausforderung, ihre Formate virtuell durchzuführen. In unserer Branche sind wir in der digitalen Welt zuhause, aber wie lassen sich die Inhalte transportieren, wie bringt man die Emotionen über den Bildschirm rüber und wie schafft man auch auf virtuellem Wege noch möglichst persönliche Begegnungen zwischen den Teilnehmer*innen? All das galt es nun herauszufinden.

Ein Traditionsevent geht virtuelle Wege.

Im Herbst stellte auch Merkle sich dieser Herausforderung und setzte unser Flagship-Event, den Smart Business Day, auf virtuelle Füsse. Seit über zehn Jahren galt der Smart Business Day als gelernter Termin im Kalender vieler unserer Kund*innen. Nun fand das Event anstatt an einem Nachmittag mit Blick auf den Zürisee auf drei Vormittage verteilt und über eine Online-Konferenzplattform organisiert, statt. Und was wir in physischer Form bereits par Excellence beherrschten, wollten wir auch in virtueller Form abliefern: ein qualitativ hochwertiges Event, das den Erwartungen unserer langjährigen Teilnehmern*innen gerecht wird.

Etwas mehr Technik statt Häppchen und Blümchen.

Hinter den Kulissen des Smart Business Days

Was schnell klar wird: wo es kein leckeres Catering und keine hübsche Blumendeko mehr braucht, da wird der technische Anspruch umso höher. Um nicht in die “Just another webinar”-Falle zu tappen, galt es ein technisch einwandfreies Setup aufzusetzen, das einen reibungslosen Stream ins Wohnzimmer oder Home Office der Teilnehmer*innen liefert.

Sobald man einmal den Dschungel an Onlinekonferenz-Tools durchforstet und das passende Tool auserkoren hat, gilt es einen sauberen technischen Flow aufzusetzen. Mit “wir machen das einfach per Zoom” oder “ein YouTube Stream reicht doch” ist es an der Stelle nicht getan. Spätestens jetzt ist klar, wie wichtig das professionelle technische Setup ist, wenn es darum geht, saubere Übergänge zwischen der Moderation und dem*r extern hinzugeschaltenen Referent*in hinzubekommen und diese sich auch noch mit dem Moderator im Q&A in Echtzeit unterhalten können. Vom Einspielen von Introtrailern bis hin zu Informationsslides zwischen den Sessions ganz zu schweigen.

Data-driven Marketing. Leadership. Business Innovation. Virtual Networking.

Die Referenten*innen beim Smart Business Day 2020

Neben all den technischen Raffinessen darf natürlich auch der Inhalt und der Austausch zwischen den Teilnehmer*innen nicht ausser Acht gelassen werden. Der erste virtuelle Smart Business Day stand unter dem Motto “Data-driven Transformation”. Mit unseren Kunden Danone, Siemens und AMAG konnten wir unseren Gästen hochkarätige Referent*innen präsentieren, die zu den Themen Data-driven Marketing, Leadership und Business Innovation spannende Einblicke gaben und die Wichtigkeit des Themas Daten in den unterschiedlichsten Aspekten beleuchteten. Abgerundet wurde das Line-up mit Sprecher*innen der Universität St.Gallen, dentsu, Merkle und dem bekannten Wissenschaftsjournalist und Autor Ranga Yogeshwar.

Was früher in der Kaffeepause am Stehtisch stattfand, fand sich nun in virtuellen Räumen wieder. Egal, ob per Matching-Funktion oder individueller Auswahl, auch der Austausch zwischen den Teilnehmer*innen sollte nicht zu kurz kommen. Die Anfänge waren noch zaghaft, der Austausch gefühlt etwas erzwungen, aber nach den ersten Versuchen wurde klar: eigentlich doch ganz nett, das Ganze einfach einmal spielerisch auszuprobieren.

Wird virtuell das New Normal?

Es bleibt die Frage, wie sich das Abhalten von Events nun weiterentwickeln wird. Die Branche wird nicht mehr zu dem werden, was sie einmal war, das muss sie aber vielleicht auch nicht, denkt man einmal an die Vorteile hinsichtlich Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Dinge virtuell zu tun, wird uns noch eine Weile begleiten und es werden sich vermutlich Abstufungen zwischen virtuellen, hybriden und zumindest mittelfristig kleineren physischen Events abzeichnen. Es heisst nun also, am Ball bleiben, denn die Umsetzung von virtuellen Events wird sich weiter professionalisieren und Teilnehmer*innen werden sich an gewisse Standards gewöhnen. Und wer mit Freude und Mut experimentiert und neue Dinge ausprobiert, wird auf jeden Fall eines immer gewinnen: Erfahrung und eine neue Sicht auf die Dinge.

Nathalie Brescia Veröffentlicht am 17. November 2020

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